Nguyên tắc 7c trong giao tiếp

Chúng ta sử dụng gần như tổng thể thời gian trong ngày để giao tiếp. Vậy thì, làm ráng nào chúng ta có thể tạo ra một cú hích để tăng năng suất? Đó là lí do tại sao quy tắc 7Cs trong tiếp xúc trở nên hữu ích. Luật lệ 7Cs là 1 trong những danh sách tập hợp phần lớn nguyên tắc giúp cho những cuộc họp, email, buổi họp video, báo cáo và bài bác thuyết trình có một kết cấu rõ ràng, mạch lạc – nhờ đó mà người nghe có thể mừng đón được thông điệp chúng ta gửi gắm.

Bạn đang xem: Nguyên tắc 7c trong giao tiếp

Checklist phần đa nguyên tắc để tiếp xúc hiệu quả

Hãy suy nghĩ về việc trong một ngày, các bạn phải giao tiếp với bạn khác từng nào lần.

Bạn biên soạn email, điều phối những cuộc họp, tham gia những buổi họp qua video, viết báo cáo, chuẩn bị thuyết trình, tranh luận với đồng nghiệp, v.v và list không chỉ tạm dừng ở đó.

Chúng ta sử dụng gần như toàn bộ thời gian trong ngày để giao tiếp. Vậy thì, làm nỗ lực nào chúng ta cũng có thể tạo ra một cú hích nhằm tăng năng suất? Ít ra thì họ phải đảm bảo rằng bản thân sẽ giao tiếp theo cách rõ ràng và kết quả nhất có thể.

Đó là lí do tại sao quy tắc 7Cs trong giao tiếp trở đề nghị hữu ích. Luật lệ 7Cs là 1 trong những danh sách tập hợp rất nhiều nguyên tắc giúp cho những cuộc họp, email, buổi họp video, báo cáo và bài thuyết trình tất cả một cấu tạo rõ ràng, mạch lạc – nhờ này mà người nghe có thể tiếp nhận được thông điệp bạn gửi gắm.

Theo luật lệ 7Cs, việc tiếp xúc cần:

Clear (Rõ ràng)Concise (Súc tích)Concrete (Cụ thể)Correct (Chính xác)Coherent (Dễ hiểu)Complete (Hoàn chỉnh)Courteous (Lịch sự)

Trong bài viết này, hãy cùng làm rõ hơn mỗi thành phía bên trong quy tắc 7Cs, và công ty chúng tôi sẽ minh họa mỗi chữ C với cùng một ví dụ xuất sắc và một ví dụ xấu.

1.Clear (Rõ ràng)

Khi viết thư tuyệt trong khi rỉ tai với một ai đó, hãy luôn rõ ràng về mục đích của mẩu truyện hoặc thông điệp mà bạn muốn gửi gắm. Mục đích của chúng ta khi tiếp xúc với bạn đó là gì? Nếu ngay cả bạn nhưng mà cũng không chắc hẳn rằng về điều này thì những khả năng, người đối diện cũng trở thành không biết.

Để thông điệp được truyền đi một bí quyết rõ ràng, hãy nỗ lực giảm thiểu trọng lượng thông tin trong mỗi câu nói / lời viết. Đảm bảo rằng mỗi câu chúng ta nói/viết đủ đơn giản dễ dàng để đối phương rất có thể hiểu được ý của bạn. Không nên khiến cho họ cần suy đoán ngụ ý bạn gửi gắm và đề nghị đưa ra giả định về phần nhiều gì nhiều người đang muốn nói cùng với họ.

Giao tiếp thất bại

Chào John,

Tôi ước ao để lại mang lại anh vài lưu ý ngắn gọn gàng về Daniel, người đang làm việc ở phần tử của anh. Anh ấy là một trong những tài sản quý giá, với tôi rất mong nói với anh nhiều hơn thế về Daniel khi anh gồm thời gian.

Thân mến,

Skip

Nội dung của email này là gì? thực thụ thì họ cũng không thể rõ. Trước tiên, nếu có tương đối nhiều nhân viên cùng tên là Daniel trong phần tử của John, John sẽ không còn thể biết bạn mà Skip đang nói về là ai.

Tiếp theo, Daniel sẽ phụ trách công việc gì, và ví dụ thì, có điều gì hoàn hảo về quá trình anh ta đang làm vậy? bọn họ cũng không thể biết về vấn đề đó. Cùng liệu rằng John có nhất định phải vấn đáp lại thư điện tử này để mang thêm thông tin hay không?

Cuối cùng thì, mục đích của e-mail này là gì? Skip chỉ dễ dàng muốn tán phễu về Daniel tuyệt anh ta tất cả một mục đích đặc biệt nào đó ở đây? Thông điệp này không thể thể hiện rõ được mục đích, vì vậy nó khiến cho tất cả những người đọc khá bối rối.

Giao tiếp thành công

Chào John,

Tôi muốn chú ý với anh một ít về Daniel Kedar, người đang làm việc trong thành phần của anh. Trong vài tuần ngay sát đây, anh ấy đã thực hiện thời gian cá thể của mình để giúp bộ phận IT kết thúc đúng hạn một vài công việc gấp rút.

Chúng tôi gồm một dự án khá khó khăn vì nó đã chạy tiếp tục trong 3 mon tới, và kỹ năng và kiến thức và tài năng của Daniel hẳn là sẽ giúp đỡ ích cho chúng tôi rất nhiều. Liệu công ty chúng tôi có thể nhờ vào Daniel trợ giúp trong dự án công trình này không? Và lúc nào thì tôi có thể gọi cho anh để luận bàn kĩ rộng về vấn đề này?

Thân mến,

Skip

Đoạn e-mail thứ nhị này ví dụ hơn các vì tín đồ nhận có khá đầy đủ thông tin quan trọng để có hành vi tiếp theo.

2. Concise (Súc tích)

Để có thể truyền đạt tin tức một bí quyết súc tích, bạn phải đi thẳng vào vấn đề và diễn tả nó một cách ngắn gọn. Bạn nghe không hề muốn biết đến 6 câu chỉ để hiểu được một tin tức nào này mà bạn hoàn toàn hoàn toàn có thể gói gọn trong tầm 3 câu.

Có đầy đủ tính từ tốt từ đệm (filler words – như “thật đấy”, “À”) nào chúng ta cũng có thể bỏ đi không? bạn cũng có thể bỏ số đông từ như “ví dụ như”, “như anh/chị thấy đấy”, “chắc chắn là”, “kiểu như”, “nghĩa black là”, “về cơ bản thì”, xuất xắc “Ý tôi là”.Có đầy đủ câu làm sao không cần thiết hay không?Bạn gồm nhắc đi nói lại ý chính quá nhiều lần, bằng nhiều cách khác biệt không?

Giao tiếp thua thảm

Chào Matt,

Tôi muốn trao đổi với anh về chiến dịch Email kinh doanh mà họ gần như sẽ phác họa hoàn thành vào hôm thiết bị năm vừa rồi. Tôi thực thụ nghĩ rằng khách hàng mục tiêu của bọn họ muốn thấy được những nỗ lực của bạn trong các hoạt động từ thiện. Tôi nghĩ rằng điều này đó rất có thể tạo ra sức ảnh hưởng lớn, và nó đã tồn tại trong tâm trí khách hàng vĩnh viễn là một chiến dịch bán hàng.

Ví dụ như, nếu chúng ta nói về đông đảo nỗ lực của bạn về phân phát triển bền chắc cũng như những hoạt động thiện nguyện mà chúng ta đang tiến hành ở các trường học của địa phương, thì những khách hàng mục tiêu của họ sẽ ghi lưu giữ thông điệp của bọn họ lâu hơn. Sức ảnh hướng của nó cũng trở thành lớn hơn.

Anh suy nghĩ sao về điều này?

Jessica

Email này vượt dài! có nhiều sự lặp lại về câu chữ và cũng có thể có quá nhiều phần đa từ không cần thiết khiến e-mail trở buộc phải dài dòng.

Giao tiếp thành công

Hãy coi điều gì sẽ xẩy ra khi bọn chúng ta diễn đạt súc tích và vứt đi những từ bỏ không đề nghị thiết.

Chào Matt,

Tôi muốn thảo luận nhanh cùng với anh về chiến dịch Email sale mà họ đã so với vào hôm sản phẩm năm vừa rồi. Khách hàng mục tiêu của bọn họ sẽ ao ước nghe về phần lớn nỗ lực của người sử dụng trong hoạt động từ thiện, nhất là mục tiêu phát triển bền chắc và giúp sức những trường học tập địa phương của chúng ta.

Thông điệp này sẽ mang lại sức ảnh hưởng lớn và nó đã tồn tại trong trái tim trí khách hàng dài lâu là một chiến dịch bán sản phẩm truyền thống.

Anh nghĩ về sao về điều này?

Jessica

3. Concrete (Cụ thể)

Một thông điệp ví dụ giúp fan nghe hoàn toàn có thể hình dung rõ ràng những gì ai đang nói với họ. Bạn phải đưa ra những cụ thể cụ thể (nhưng không phải quá nhiều!) và những minh chứng sinh đụng kèm theo một trong những điểm nhấn. Lúc đó, thông điệp của các bạn sẽ trở nên rất rõ ràng ràng.

Xem thêm: Địa Chỉ Shop Bán Giày Búp Bê Giá Rẻ Hà Nội Đẹp Và Uy Tín Nhất

Giao tiếp thất bại

Hãy chú ý đoạn pr này:

Lunchbox Wizard để giúp đỡ bạn tiết kiệm thời gian hàng ngày.

Một thông điệp như vậy này có thể sẽ không hỗ trợ bán được không ít sản phẩm. Thông điệp này không còn có “lửa”, không tồn tại điểm gì thu hút, quan trọng tạo nên cảm giác gì và cũng không nói lên lí do vì sao người nghe nên suy nghĩ nó. Thông điệp này không đủ rõ ràng để làm cho sự khác biệt.

Giao tiếp thành công

Bạn dành bao nhiêu thời gian hằng ngày để sẵn sàng bữa trưa cho những con? giờ thì không bắt buộc nữa! chỉ cần lấy một hộp Lunchbox Wizard trường đoản cú tủ rét mướt để đem về cho bằng hữu trẻ phần đông bữa trưa đầy dinh dưỡng hằng ngày và các bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để chơi đùa hay gọi truyện cùng lũ trẻ!

Đoạn truyền bá này tác dụng hơn bởi nó gợi lên phần nhiều hình hình ảnh cụ thể. Người nghe rất có thể hình dung vào đầu về việc dành thời gian chơi với phần lớn đứa trẻ của họ - và có cha mẹ nào có thể từ chối điều đó? Và việc đề cập rằng thành phầm được để trong tủ lạnh lẽo càng cho biết sự cụ thể của thông điệp. Đoạn quảng bá này trở cần sống đụng nhờ những cụ thể như vậy.

Correct (Chính xác)

Một thông điệp cần phải truyền sở hữu một cách đúng đắn tới tín đồ nhận. Và trong giao tiếp, sự đúng mực đồng nghĩa với việc không mắc bất kể sai sót gì.

Những thuật ngữ mang tính chất kĩ thuật nhưng bạn sử dụng có phù hợp với học tập vấn hay kỹ năng và kiến thức của người nghe?Bạn đã soát sổ lỗi ngữ pháp trong nội dung bài viết của các bạn chưa? Hãy nhớ, thiên tài kiểm tra bao gồm tả cũng rất có thể không điều hành và kiểm soát được hết.Tất cả gần như tên riêng cùng tiêu đề đang viết đúng chính tả chưa?

Giao tiếp thất bại

Chào Daniel,

Cám ơn anh không ít vì đã chạm mặt tôi trưa nay! Tôi thực sự hứng thú với cuộc trò chuyện (conservation) của chúng ta, và tôi rất muốn được chứng kiến sự tiến triển trong dự án của chúng ta. Tôi nghĩ rằng rằng deadline công việc trong hai tuần (two-weak) tới sẽ chưa hẳn là vấn đề.

Cám ơn anh lần nữa, cùng tôi vẫn sớm nói chuyện trực tiếp với anh!

Thân mến,

Jack Miller

Nếu các bạn chỉ hiểu lướt qua lấy ví dụ như trên, gồm lẽ bạn sẽ không thấy bất cứ lỗi gì. Cơ mà nếu để ý kĩ hơn, bạn sẽ thấy nhị lỗi sai. Chúng ta thấy chứ? Lỗi thứ nhất là vô ý gõ “conservation” thay vày “conversation”. Lỗi này thường gặp mặt khi các bạn đánh sản phẩm công nghệ quá nhanh. Một lỗi không giống là sử dụng từ “weak” thay bởi dùng từ bỏ “week”.

Một lần nữa, tôi xin nhấn mạnh tính năng kiểm tra bao gồm tả của máy tính sẽ không thể phát hiện ra phần đa lỗi như thế này, đây là lí do vì sao việc phát âm lại đa số thứ chúng ta viết lại quan lại trọng!

Coherent (Dễ hiểu)

Truyền đạt dễ hiểu nghĩa là truyền đạt thông tin một cách logic. Tất cả các luận điểm đều được kết nối và có liên quan đến chủ đề chính, cùng giọng điệu cùng mạch ngôn từ cũng đề nghị thống nhất.

Giao tiếp thất bại

Traci,

Tôi ý muốn nói cấp tốc với chúng ta về về phiên bản báo cáo bạn xong xuôi vào tuần trước. Tôi đã chuyển nó cho Michelle để đọc thử cùng cô ấy muốn bảo đảm rằng các bạn đã biết tin tức về buổi họp mặt ở trong phòng ban mà chúng ta sẽ tổ chức triển khai vào trang bị sáu này. Chúng ta đang triển khai lên cấu trúc/dàn ý mang đến cuốn sổ tay nhân viên cấp dưới mới.

Cám ơn bạn,

Michelle

Như chúng ta cũng có thể thấy, email này ko truyền thiết lập được nội dung thiết yếu của nó. Dấn xét của Michelle về báo cáo của Traci nơi đâu trong thư này? Cô ấy bước đầu email bằng việc đề cập đến phiên bản báo cáo nhưng sau đó cô ấy lại chuyển chủ thể sang cuộc họp hôm sản phẩm sáu.

Giao tiếp thành công

Chào Traci,

Tôi ước ao nói nhanh với các bạn về phiên bản báo cáo bạn hoàn thành vào tuần trước. Tôi đã chuyển nó mang đến Michelle nhằm đọc thử, cùng cô ấy nói rằng bạn phải sửa lại một vài ba chỗ. Cô ấy đang viết mail cho bạn nêu rõ ràng những nhấn xét về bạn dạng báo cáo vào chiều nay.

Cám ơn,

Michelle,

Hãy để ý rằng trong đoạn e-mail được xem như là giao tiếp thành công, Michelle không còn đề cập đến cuộc họp hôm đồ vật sáu. Đó là chính vì email cảnh báo về buổi họp cần phải tách riêng ra. Bằng phương pháp này, Traci rất có thể xóa e-mail nhận xét về bạn dạng báo cáo của chính bản thân mình sau lúc cô ấy đang sửa lại báo cáo, cũng tương tự lưu lại e-mail nhắc nhở về cuộc họp để nhớ tham dự. Mỗi thư điện tử chỉ nên tập trung vào một trong những chủ đề chính.

6. Complete (Hoàn chỉnh)

Với một thông điệp trả chỉnh, người nhận có vừa đủ mọi tin tức họ cần được biết với nếu thông tin có thể sử dụng được, họ vẫn có hành động tiếp theo.

Thông điệp của bạn đã sở hữu “lời lôi kéo hành động” để người nhận ra chính xác bạn có nhu cầu họ làm cái gi chưa?Bạn có đính kèm tương đối đầy đủ những thông tin cần thiết – tên, ngày, giờ, địa điểm, v.v không?

Giao tiếp thất bại

Chào phần đa người,

Tôi gửi e-mail này tới mọi người nhằm nhắc nhở về buổi họp của bọn họ ngày mai!

Hẹn chạm chán lại,

Chris

Rõ ràng là nội dung thư điện tử này không đầy đủ. Cuộc họp nào? lúc nào nó diễn ra? ra mắt ở đâu? Chris thông báo cho nhóm của anh ý ấy nhưng mà không hề cung ứng đủ những tin tức cần thiết.

Giao tiếp thành công

Chào phần đông người,

Tôi viết thư điện tử này để nhắc mọi fan về cuộc họp ngày mai về các chế độ viễn thông mới. Buổi họp sẽ ra mắt lúc 10h tại chống họp tầng 2. Hãy báo lại với tôi nếu như khách hàng không thể tham dự.

Hẹn gặp gỡ lại đông đảo người,

Chris

7. Courteous (Lịch sự)

Giao tiếp lịch sự nghĩa là thân thiện, túa mở với thành thật. Sẽ không có bất kì sự châm biếm tốt giọng điệu “gây hấn ngầm” nào. Hãy luôn đứng ở đoạn của bạn đọc và hiểu rất nhiều gì họ muốn muốn.

Giao tiếp thất bại

Jeff,

Tôi muốn anh hiểu được tôi không rước làm yêu thích việc team của anh luôn luôn luôn độc chiếm thời gian tranh luận trong những cuộc họp cuối tuần. Tôi có không ít dự án với tôi thực sự phải thời gian bàn luận về tiến độ dự án của nhóm. Nhưng vì nhóm của anh cơ mà tôi cần thiết làm điều đó. Anh có thể bảo đảm an toàn sẽ dành thời gian cho tôi cùng nhóm của tớ vào cuộc họp tuần tới chứ?

Cám ơn anh,

Phil

Thực sự thì e-mail này không hề lịch sự một chút ít nào! đầy đủ thông điệp như thế này hoàn toàn rất có thể là sự khởi đầu cho mọi vụ lùm xùm ở nơi làm việc. Và phần nhiều email như vậy này chẳng bổ ích gì ngoài vấn đề tạo cảm giác khó chịu, dẫn mang lại năng suất thấp cùng gây tác động đến lòng tin làm việc. Chỉ cần lịch sự một chút ngay cả trong những tình huống trở ngại cũng rất có thể khiến phần lớn chuyện không giống đi.

Giao tiếp thành công

Chào Jeff,

Qua e-mail ngắn này, tôi ý muốn nhờ anh góp tôi một việc. Trong những cuộc họp hàng tuần, nhóm của anh đã làm tốt nhất trong câu hỏi nêu bật sự tiến triển của dự án. Nhưng bài toán này đã chiếm thời hạn trình bày về tiến triển công việc dành mang lại nhóm của tôi. Tôi sẽ rất cảm kích giả dụ anh rất có thể dành cho nhóm của tôi thêm một chút thời gian trong cuộc họp hàng tuần nhằm họ gồm thể report về công việc.

Cám ơn anh không ít và hãy cho tôi biết giả dụ tôi rất có thể làm điều nào đó cho anh.

Thân mến,

Phil

Bạn có thấy sự không giống biệt? email này rất thanh lịch và thân thiện, và nó không hề gây cảm xúc khó chịu.

Lưu ý

Có một vài vươn lên là thể của luật lệ 7Cs trong giao tiếp:

Credible (Đáng tin) – Thông điệp của chúng ta cũng có thể hiện được tuyệt làm trông rất nổi bật sự xứng đáng tin không? Điều này thực sự đặc biệt khi bạn giao tiếp với những người dân không biết những về bạnCreative (Sáng tạo) – Thông điệp của người tiêu dùng có được truyền tải một cách trí tuệ sáng tạo không? Truyền đạt thông tin một cách sáng tạo để giúp thu hút fan nghe.

Kết luận

Tất cả bọn họ đều phải giao tiếp hàng ngày. Việc tiếp xúc tốt giỏi không ảnh hưởng đến tín nhiệm của khách hàng, sếp, và đồng nghiệp với chúng ta.

Hãy thực hiện quy tắc 7Cs như 1 checklist cho đều lúc bạn cần giao tiếp. Bằng phương pháp này, bạn sẽ có thể truyền download thông điệp một biện pháp rõ ràng, súc tích, nắm thể, chính xác, dễ dàng hiểu, hoàn hảo và lịch sự.